¿CÓMO SE LLEVA UN CONTROL DE GASTOS?

 

Llevar un control de los gastos es un aspecto esencial para el buen funcionamiento de cualquier empresa o negocio. Incluso a nivel particular, saber cuáles son nuestros gastos mensuales contribuirá a mantener unas finanzas personales saneadas. Aunque tengamos buenos ingresos, la tranquilidad de poder disponer del dinero puede verse amenazada en caso de que los gastos se eleven por encima de cierto límite. El balance de un negocio no será fiable si no registra con exactitud los pagos, inversiones y costes realizados. Sea cual sea tu actividad es fundamental llevar un control de gastos. Por eso, te vamos a contar lo que necesitas saber para tener claras las cuentas de tu empresa.

 

Consejos para llevar un control de gastos eficiente

Comenzaremos recordando que llevar el control de gastos es una obligación legal para todas las empresas. Por tanto, no solo es recomendable para llevar las cuentas al día y conocer si el negocio está siendo o no rentable. Además, estamos obligados a hacerlo. A continuación, te dejamos una serie de pautas que creemos que te pueden ayudar a llevar un control de gastos eficiente.

Registra gastos y guarda absolutamente todo

 

Guarda todos los resguardos de los gastos, los tickets y las facturas. Por pequeño que sea su importe, guárdalo, por supuesto, tendrás que registrarlo en tu libro de gastos. Primero, porque, como decíamos, estás obligado a guardarlos por un periodo de 5 años. Periodo en el que Hacienda podría solicitarte la justificación de todos los gastos de tu negocio. Cuando nos deducimos gastos, es probable que la Agencia Tributaria nos requiera justificar nuestro gasto.

 

Por cierto, cuando hablamos de guardar estos documentos, no es necesario tenerlos en papel. Aunque no está de más para cotejar los gastos. De hecho, lo que dice la administración tributaria es que debemos conservarlos en papel o en formato electrónico. Siempre que esté todo claro, sea legible y puedan certificar la autenticidad de su origen. Entonces, valdrá una factura electrónica, una fotografía de un ticket (o escaneado) y el propio ticket en papel, claro. Eso sí, toda la documentación digital tendremos que guardarla en formatos estandarizados para garantizar la accesibilidad a los mismos por parte de Hacienda.

 

Por aquello de que estamos en el siglo XXI, lo mejor es registrar todos nuestros gastos electrónicamente. El formato digital favorece su control y organización, es más ágil y tiene infinitas probabilidades menos de perderse que si lo conservamos en formato papel.

Identifica los gastos de tu empresa

 

En principio, parece algo sencillo ¿verdad? Pero lo cierto es que en muchas ocasiones los negocios no consideran gastos según que salidas de capital. Cualquier salida de dinero, de cualquier cantidad, relacionada con el funcionamiento de una empresa y el desarrollo de la actividad es un gasto. Ese gasto va desde una inversión hasta un paquete de bolígrafos.

 

En este sentido, estaríamos hablando de gastos que puedan suponer el grueso de nuestra salida de dinero: inversión de capital, salarios, maquinaria, marketing, etc. Pero también gastos superfluos, como el material de la oficina, por poner un ejemplo.

Organiza los gastos

 

La organización, en todos los sentidos, pero más aún en lo que a contabilidad se refiere es absolutamente primordial. De nada sirve saber identificar los gastos y tener un registro de los mismos, si luego no tenemos todo eso bien organizado. Puedes hacerlo a tu manera, siempre que sea un registro ágil, accesible y eficaz. En cualquier caso, nosotros te vamos a dejar la clasificación o segmentación habitual a la hora de organizar los gastos de una empresa.

 

• Gastos fijos. Aquí, incluiríamos los gastos periódicos que pagamos de forma habitual mes a mes. Por ejemplo, el alquiler de la nave o de la oficina. Son gastos invariables, que se mantienen fijos con independencia de la evolución financiera de la empresa.

 

• Variables. Los gastos variables son aquellos que sí dependen de la actividad empresarial. Es decir, que, si el volumen de ventas aumenta, también aumentará el coste en las materias primas. Dependiendo del ritmo y nivel de la actividad de la empresa la cantidad soportada será mayor o menor.

 

• Gastos mixtos. Evidentemente, nos referimos a un tipo de gasto con una parte fija y otra variable. Pero, ¿qué gasto puede ser considerado como mixto? Fácil: imagina un vendedor o comercial que cobra su salario fijo y, en base a las ventas que realice, cobra unas comisiones. Ahí ya tenemos un gasto fijo y uno variable a la vez.

 

• Gastos directos. Son gastos relacionados de derivados de la producción de bienes y servicios. Por ejemplo, la materia prima para producir el producto final que comercializa la empresa.

 

• Indirectos. Pues lo contrario a lo anterior. Aquí registraríamos aquellos gastos que no estén relacionados directamente con la producción. Un buen ejemplo sería el gasto en publicidad. Sería un gasto que puede ser frecuente pero no es un gasto directo.

Utiliza herramientas digitales para el control de gastos

 

El empleo de aplicaciones digitales y software facilita la vida del encargado de la contabilidad de la empresa. Si cuentas con un pequeño negocio, seguramente que seas tú mismo quien se encargue de todo. Por eso, si aún no lo has hecho, te aconsejamos la digitalización del negocio lo antes posible. Existen multitud de herramientas, incluso online con espacio de sobra en la nube, donde registrar los gastos de forma eficiente. Control de gastos, las estadísticas, gráficos, visibilidad o inmediatez son algunas de las ventajas que te brindan las herramientas digitales.

 

En definitiva, el control de gastos es un punto estratégico para cualquier empresa o negocio. Si lo planificamos bien, optimizaremos el gasto, por tanto, el ahorro para nuestra compañía. Esperamos que te hayan ayudado estas pautas para tener vigilados tus gastos.